אופיס משרד החינוך: מי זכאי, איך מתקינים, ומה קורה לרישיון ביום שאחרי סיום הלימודים

מנוי Microsoft 365 מלא לתלמיד עולה בקטלוג הרשמי מאות שקלים בשנה. לתלמידי מערכת החינוך בישראל הוא עולה אפס. ובכל זאת, מגיעות כל שבוע פניות מהורים שקנו חבילת אופיס במחיר מלא בשביל ילד בכיתה ז’, בלי לדעת שהיה להם רישיון מוסמך ומקורי שמחכה להם בפורטל של בית הספר.

הצד השני של המשוואה קיים גם הוא. יש מוסדות שלא מופיעים בתוכנית, יש תלמידים שמסיימים י”ב ומאבדים גישה לקבצים באמצע הכנה למועד ב’, ויש הורים שמנסים להתקין את אופיס של הילד על מחשב העבודה שלהם ונופלים על אקטיבציה שנדחית.

הכתבה הזו עושה סדר בכל התהליך, מהזכאות ועד השגיאות שחוזרות הכי הרבה בהתקנה.

אופיס משרד החינוך הוא מנוי Microsoft 365 מלא, לא גרסת דמו

אופיס משרד החינוך הוא הסדר רישוי בין משרד החינוך למיקרוסופט, שמעניק לכל תלמיד ולכל עובד הוראה במוסד רשום חבילת Microsoft 365 מלאה ללא עלות כלשהי. אין תשלום, אין כרטיס אשראי, ואין תקופת ניסיון.

המטרה של התוכנית פשוטה. להנגיש לכל תלמיד את אותם כלים שבהם הוא מתבקש להגיש עבודות, מצגות וגיליונות, בלי שהמצב הכלכלי בבית יהפוך לחסם לימודי.

קהל היעד רחב. תלמידים בבתי ספר יסודיים, בחטיבות ביניים ובחטיבות עליונות, לצד מורים, מנהלים ועובדי הוראה במוסדות המשויכים לתוכנית. ההטבה מוענקת ברמת המשתמש, כך שכל תלמיד מקבל רישיון עצמאי משלו ולא רישיון משותף לכיתה.

שלוש קבוצות זכאיות, ואחת שכולם חושבים שזכאית בטעות

הרישיון החינם מותנה בשיוך פעיל למוסד חינוכי שנרשם לתוכנית הדיגיטציה. הזכאות נבדקת אוטומטית ברגע ההתחברות, לפי פרטי ההזדהות האחידה של משרד החינוך.

הקבוצות שמקבלות את ההטבה הן תלמידים במוסדות חינוך רשומים, עובדי הוראה וסגל פדגוגי בעלי חשבון מוסדי פעיל, ואנשי מנהלה במוסדות מסוימים שקיבלו הרשאה מרכז התקשוב.

והקבוצה שנפלטת תמיד. הורים. ההטבה איננה מונפקת לחשבון של ההורה, גם לא כשהוא מזין את פרטי הילד. ההורה יכול להתקין את התוכנה על מחשב הבית ולסייע בהתקנה, אבל החשבון שמחזיק את הרישיון הוא החשבון של התלמיד, והשימוש מיועד לו.

נקודה נוספת שכדאי להכיר. סטודנטים במכללות ובאוניברסיטאות אינם חלק מההסדר הזה. מוסדות להשכלה גבוהה מנהלים רישוי נפרד לגמרי.

מה אנשים מורידים בטעות במקום הרישיון האמיתי

החיפוש “אופיס חינם הורדה” מוביל בישראל לשני סוגי דפים. אחד מהם הוא הפורטל של משרד החינוך. השני הוא אוסף של קבצי הפעלה, כלי KMS ומפתחות שנשרפו זמן רב.

מה שקורה אחרי הורדה כזו נראה כמעט כל יום בתמיכה. התוכנה עולה, עובדת שבועיים, ואז נכנס עדכון אבטחה של מיקרוסופט ומכבה את האקטיבציה. הקבצים נפתחים במצב קריאה בלבד, בדיוק בשבוע של הגשת עבודת חקר.

יש גם תרחיש גרוע מזה. כלי אקטיבציה פיראטיים דורשים כיבוי של Windows Defender, וזו בדיוק הדלת שמכניסה כלי כרייה או גנבי סיסמאות. חשבון מיקרוסופט שמסומן כמשויך למוצר לא חוקי יכול לאבד גישה למפתחות שנרשמו אליו בעבר.

ככה עושים התקנה דרך בית ספר ב-15 דקות

התקנה דרך בית ספר היא תהליך של שלושה שלבים, ורוב הזמן בו מוקדש להורדה ולא לעבודה בפועל. לפני שמתחילים, כדאי להצטייד בקוד המשתמש ובסיסמה של ההזדהות האחידה.

שלב 1 – קבלת פרטי הגישה מהמוסד

קוד המשתמש והסיסמה של מערכת ההזדהות האחידה מונפקים על ידי בית הספר. בדרך כלל הם מגיעים בטופס מודפס בתחילת השנה או במסרון מהמזכירות. אם הפרטים אבדו, פנייה לרכז התקשוב של בית הספר היא הדרך הנכונה, לא פנייה למיקרוסופט.

שלב 2 – התחברות לפורטל הרישוי המוסדי

בפורטל האופיס של מיקרוסופט מזינים את החשבון המוסדי, זה שמסתיים בסיומת של משרד החינוך, ומועברים לעמוד ההזדהות האחידה להשלמת האימות. הטעות הנפוצה ביותר בכל התהליך היא הזנת חשבון ג’ימייל פרטי או חשבון מיקרוסופט משפחתי במקום החשבון המוסדי.

שלב 3 – הורדה, התקנה ואקטיבציה

בפורטל מופיעה האפשרות להתקנת יישומי Office. לחיצה עליה מורידה קובץ התקנה קטן שמושך את החבילה מהשרתים של מיקרוסופט. בסיום ההתקנה יש לפתוח את Word ולהתחבר שוב עם אותו דוא”ל מוסדי, וזו האקטיבציה.

תהליך ההתקנה דרך פורטל הרישוי המוסדי

מה בדיוק נכנס לחבילה ומה נשאר בחוץ

הרישיון מגיע עם היישומים המותקנים במחשב, לא רק עם גרסאות דפדפן. תמצאו בו את Word לעבודות ולדוחות, Excel לגיליונות ולניתוח נתונים, PowerPoint למצגות, Outlook לניהול הדוא”ל המוסדי, OneNote לרישום שיעורים, ו-Teams לשיעורים מקוונים ולעבודות קבוצתיות.

מעל כל אלה יש שכבת ענן. נפח האחסון ב-OneDrive מאפשר לשמור עבודות ולהמשיך אותן ממחשב אחר או מהטלפון, וכמה תלמידים יכולים לערוך אותו מסמך בזמן אמת.

מה שלא נכנס לחבילה. Access ו-Publisher זמינים רק בגרסת Windows וגם שם לא בכל הרישיונות המוסדיים, ומק לא מקבל אותם כלל. מי שצריך אותם לפרויקט גמר ימצא אותם בחבילות פרו פלוס המסחריות.

5 מכשירים לכל תלמיד, ואיך מחלקים אותם נכון במשפחה

התשובה הקצרה היא כן. הרישיון המוסדי מתקין את החבילה על עד 5 מחשבים (Windows או Mac), ובנוסף על טאבלטים ועל טלפונים חכמים, כשכולם משויכים לאותו חשבון תלמיד.

ניהול המכשירים מתבצע מאזור החשבון האישי בפורטל. אם הגעתם למגבלה, אפשר לנתק התקנה ממחשב שכבר לא בשימוש ולפנות מקום להתקנה חדשה.

הטעות שמשפחות עושות. הורים לשלושה ילדים מתקינים הכול מהחשבון של הבן הגדול, כי אצלו הפרטים ביד. ברגע שהוא מסיים את הלימודים, הרישיון שלו מתבטל וכל שלושת המחשבים בבית נשארים בלי אופיס פעיל בבת אחת. עדיף שכל ילד יתקין ויפעיל דרך החשבון שלו, במחשב שהוא באמת עובד עליו.

כמה זמן ההתקנה באמת לוקחת

המשפט “ההתקנה לוקחת רבע שעה” נכון, בתנאי שכל הפרטים מוכנים מראש. להלן חלוקת הזמן האמיתית, על בסיס חיבור סיבים ביתי רגיל.

סך הכול, 15 עד 25 דקות למי שהתחיל עם הפרטים ביד. מי שמחכה לאיפוס סיסמה מבית הספר יסיים ביום אחר לגמרי.

4 השגיאות שחוזרות הכי הרבה בהתקנת אופיס של משרד החינוך

כפתור ההתקנה לא מופיע בפורטל. ברוב המקרים המוסד לא הקצה רישיון לחשבון הספציפי, גם אם הוא רשום לתוכנית. זה נפתר רק מול רכז התקשוב.

הודעה על מוצר ללא רישיון אחרי התקנה מוצלחת. קרה חיבור עם חשבון מיקרוסופט פרטי במקום המוסדי. יציאה מהחשבון בתוך Word, דרך קובץ ואז חשבון, והתחברות מחדש עם הדוא”ל של משרד החינוך פותרת את זה. אם החשבונות התערבבו לגמרי, מדריך התקנת אופיס המקושר לחשבון מיקרוסופט עובר על השלבים בסדר הנכון.

שגיאת הזדהות במסך של המשרד. סיסמה שפג תוקפה או חשבון נעול אחרי כמה נסיונות. איפוס דרך מערכת ההזדהות האחידה או דרך המזכירות.

ההתקנה נעצרת באמצע. כמעט תמיד אנטי וירוס של צד שלישי או דיסק מלא. פינוי 4GB ונסיון חוזר בדרך כלל פותר את הבעיה.

למה אופיס ישן במחשב עוצר את ההתקנה החדשה

זו תקלה שהופכת רבע שעה לשעתיים. במחשב יש כבר גרסת אופיס עתיקה, לרוב בגרסת 32 ביט, וההתקנה החדשה מנסה לעלות ב-64 ביט. מיקרוסופט חוסמת את השילוב הזה, וההודעה שמוצגת לא מסבירה כלום.

הפתרון הוא הסרה נקייה לפני ההתקנה, ולא התקנה מעל. הסרת הגרסה הישנה מהגדרות היישומים של Windows, אתחול המחשב, ורק אז הרצה מחדש של קובץ ההתקנה מהפורטל.

אם ההסרה נכשלת באמצע ומשאירה שאריות רישום שמפריעות שוב, כלי התמיכה והשחזור הרשמי של מיקרוסופט מנקה את השאריות. אחרי הניקוי ההתקנה עוברת בפעם הראשונה.

אופיס משרד החינוך מול רישיון פרטי, איפה ההבדל באמת נמצא

ההבדל אינו באיכות התוכנה. Word של משרד החינוך זהה בדיוק ל-Word שנרכש בתשלום. ההבדל הוא בבעלות ובתוקף.

מי שרוצה שהתוכנה תישאר במחשב לאורך זמן, בלי קשר לשאלה באיזה בית ספר הילד לומד, יבחר רישיון אופיס 2021 פרו פלוס ויסיים את הנושא בתשלום אחד.

השוואה בין רישיון משרד החינוך לרישיון פרטי

מה קורה לקבצים שלכם ביום שאחרי סיום כיתה י”ב

התשובה חדה. הרישיון מבוטל. כשהתלמיד מסיים את לימודיו או עובר למוסד שאינו בתוכנית, החשבון המוסדי מושבת, והתוכנות עוברות למצב קריאה בלבד.

החלק הכואב הוא הענן. כל מה שנשמר ב-OneDrive המוסדי יורד עם החשבון, ולא תמיד יש התראה מוקדמת. עבודות גמר, תיקי עבודות, מצגות של שנים שלמות. הכול תלוי בחשבון שאין בעלות עליו.

ואם התלמיד ממשיך לצבא או לעבודה, שווה לסדר רישיון עצמאי לפני הביטול, כדי לא להישאר בלי אופיס באמצע.

האם מותר להשתמש בזה לעבודה או לעסק

כאן נופלים הרבה אנשים בתום לב. עובד הוראה שמכין חומרים לתלמידים נמצא בתוך תנאי הרישיון. אותו עובד הוראה שמנהל בערבים עסק לשיעורים פרטיים ומוציא חשבוניות ב-Word של החשבון המוסדי, כבר לא.

הרישיון החינוכי מוגבל לשימוש לימודי ואישי. הוא אינו רישיון עסקי, ומיקרוסופט מבחינה בין השניים היטב. עסק שנבדק ומצא את עצמו מריץ תוכנה חינוכית מסתכן בקנס גדול משמעותית מעלות הרישיונות שהיה צריך לרכוש מהתחלה.

לעסקים קטנים הפתרון פשוט וזול משמעותית ממה שרובם מניחים. רישיון פרו פלוס ריטייל אחד למחשב, תשלום חד פעמי, ללא הגבלת זמן, או מנוי Microsoft 365 Family כשצריך כמה משתמשים עם ענן.

בית הספר לא רשום בתוכנית? ככה בודקים בשלוש דקות

הבדיקה המהירה היא נסיון התחברות. אם הוזנו פרטי ההזדהות האחידה, ההתחברות לפורטל הצליחה, ואין שם שום אפשרות להתקין יישומים, זה סימן ברור שאין רישיון מוקצה לחשבון.

אחרי זה יש שתי פניות שכדאי לעשות לפני שמוותרים. מזכירות בית הספר תדע אם המוסד חתום על התוכנית, ורכז התקשוב ידע אם הרישיונות הוקצו בפועל לכל השכבה או רק לחלק ממנה.

מוסדות פרטיים, מוסדות מוכרים שאינם רשמיים וכמה מסגרות ייחודיות פשוט אינן בתוכנית. במקרה כזה הבחירה היא בין גרסאות הדפדפן החינמיות של אופיס, שמספיקות לעבודה בסיסית אבל מוגבלות בלי אינטרנט, ובין רישיון מקורי בעלות נמוכה.

מתי דווקא רישיון בתשלום עדיף על ההטבה החינמית

זה נשמע מוזר לשלם על משהו שיש בחינם, אבל יש מקרים שבהם זו ההחלטה הנכונה. הנה מטריצת ההתאמה שעוזרת כשמתלבטים.

מחירי הקטלוג של מיקרוסופט לחבילות אופיס מלאות נעים בין מאות שקלים למנוי שנתי לבין אלף שקלים ומעלה לרישיון קבוע. ב-SeKeys אותם רישיונות מקוריים נמצאים בחלק קטן מהמחיר הזה, עם אספקה מיידית של המפתח ישר למייל תוך דקות מרגע התשלום.

מה שכדאי לדעת על התמיכה, לפני שאתם נתקעים

תקלה ברישיון של משרד החינוך מטופלת מול בית הספר, לא מול מיקרוסופט ישראל. זה הדבר שהכי מפתיע הורים בשיחה הראשונה. אין מוקד ארצי שמאפס סיסמת הזדהות אחידה לתלמיד.

מה שכן, בעיות התקנה טכניות נראות אותו דבר בכל גרסה. התנגשות 32 מול 64 ביט, שאריות של גרסה ישנה או אנטי וירוס חוסם, מתנהגות זהה בין רישיון מוסדי לרישיון פרטי. צוות הטכנאים של SeKeys מוסמך MCSA מטעם מיקרוסופט, ונותן תמיכה מלאה בעברית בטלפון עד לסיום ההתקנה.

מי שרוצה לראות את התהליך מקצה לקצה לפני שהוא נוגע במחשב, ימצא מדריכים נוספים בעמוד רישיונות אופיס לתלמידים וסטודנטים.

תמיכה טכנית בהתקנת רישיונות אופיס

שאלות ותשובות

אם בדקתם והתברר שבית הספר לא בתוכנית, או שהתלמיד מסיים את הלימודים והרישיון עומד להתבטל, אפשר לקבל עזרה בבחירת הרישיון המקורי שמתאים לשימוש ולמחשב. אפשר להשאיר פרטים בעמוד השיחה החוזרת מנציג או לחייג אל 052-220-5081.

בין רישיון חינם שמגיע דרך בית הספר לבין רישיון פרטי בתשלום, ההבדל תמיד עניין של תוקף ובעלות, לא של איכות התוכנה. הבנת ההבדל הזה חוסכת כסף מיותר בהתחלה, וכאב ראש מיותר ביום שהרישיון המוסדי מתבטל.